Comment paramétrer la GED ?

Depuis le lancement de BIMEO en janvier 2018, notre volonté est d’offrir aux utilisateurs un outil collaboratif intuitif très simple d’utilisation. C’est pourquoi nous vous accompagnerons régulièrement sur le blog avec des tutoriels de découverte et d’utilisation de BIMEO.

Pour le gestionnaire du projet, paramétrer les dossiers via la gestion électronique de documents (GED) est une étape très importante dans la collaboration BIM, puisqu’elle va définir l’organisation globale des étapes, des objectifs et des documents tout au long du projet.

Le tutoriel vidéo présente les différentes étapes à respecter pour paramétrer efficacement votre GED. Le détail des étapes est à retrouver sous la vidéo.

 

–PARAMÉTRER LES JALONS–

1 – Cliquez sur la bulle « Paramétrage »

2 – Sélectionnez les jalons définis dans le cadre du projet

Sélectionnez en premier le jalon qui intervient le plus tôt dans le projet, en dernier celui qui intervient le plus tard.

 

–STRUCTURER LA GED–

3 – Cliquez sur la bulle « Gestion de projet »

4 – L’espace projet apparaît

Pour visualiser les jalons, cliquez sur les catégories.
Les jalons choisis apparaissent sous forme de bulles dans chacune des catégories.
La couleur verte de la bulle indique le niveau d’avancement du projet.
La couleur orange du chiffre indique le jalon sélectionné.

Un rappel du jalon et de la variante est disponible sur votre écran.

5 – Renseignez les jalons

Renseignez au moins le premier jalon pour poursuivre le projet. Les autres jalons peuvent être renseignés plus tard.

Par exemple, le jalon FAISA doit être renseigné d’objectifs avec une description et la date de fin du jalon.

 

–GÉRER LES CONTRIBUTEURS–

 6 – Invitez les contributeurs avant cette étape

Si besoin, lire notre article sur l’invitation des contributeurs.

 7 – Cliquez sur inviter et choisir les invités 

Cliquez sur « Etat d’avancement des contributeurs » pour inviter les contributeurs à participer au jalon.

Sélectionner les contributeurs concernés parmi la liste des invités.

 8 – Renseigner les objectifs des contributeurs

Il est possible de supprimer un invité du jalon en cours.

 

–STRUCTURER LES RÉPERTOIRES DE LA GED–

 9 – Cliquer sur « Documents »

 10 – Ajouter des répertoires à 3 niveaux : projet / catégorie / jalon

Quel que soit le jalon, les répertoires appartenant au jalon « Projet » restent visibles tout au long du projet. Nous conseillons d’y inclure les documents et informations utiles sur l’ensemble de votre projet (convention BIM, pièces contractuelles, tutoriels BIMEO…)

Pour stocker des documents, il faudra au moins un répertoire. Pour créer un répertoire, cliquer sur « Nouveau », renseigner le libellé puis valider. Répéter cette opération autant de fois que nécessaire.

Sans donnée stockée, un répertoire reste modifiable (renommer / supprimer). Ce n’est plus le cas après avoir stocké un document.

Si des questions persistes concernant la phase d’invitation, n’hésitez pas à réagir dans les commentaires ou via nos réseaux sociaux. Nous prendrons soin de répondre à vos interrogations pour améliorer la prise en main de l’outil collaboratif BIMEO.

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2 messages pour “Comment paramétrer la GED ?

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